Im Juli 2025 ist eine gesetzliche Neuregelung in Kraft getreten, die Einrichtungen und Dienste der Kinder- und Jugendhilfe in besonderer Weise betrifft. Fallakten müssen künftig für bis zu 100 Jahre aufbewahrt werden. Grundlage ist eine Änderung im SGB VIII im Rahmen des Gesetzes zur Stärkung der Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs. Ziel dieser Fristverlängerung ist es, betroffenen Personen auch Jahrzehnte später noch Zugang zu relevanten Informationen zu ermöglichen, insbesondere in Fällen von Gewalt und Missbrauch. Was auf den ersten Blick nach einer absurden bürokratischen Hürde klingt, hat also einen ernsten und nachvollziehbaren Hintergrund.
Besonders praxisrelevant ist die Frage, welche Akten von der neuen 100-jährigen Aufbewahrungspflicht tatsächlich betroffen sind. Genau das erläutern wir ausführlich im kostenfreien Webinar. Dort zeigen wir nicht nur, welche Dokumentationen und Unterlagen künftig unter die verlängerten Fristen fallen, sondern auch, welche enormen Kosten dadurch auf Einrichtungen zukommen können. Archivierung über ein ganzes Jahrhundert bedeutet nämlich nicht nur ein paar zusätzliche Ordner im Keller, sondern stellt erhebliche Anforderungen an IT-Systeme, Speicherlösungen und Personalressourcen. Ein zentraler Punkt ist daher auch, wie diese neuen Kosten rechtssicher in die Entgeltkalkulation eingebracht werden können. Denn ohne eine klare Finanzierung droht, dass Leistungserbringer auf den zusätzlichen Kosten sitzen bleiben.
Die Umsetzung dieser Vorgabe wirft zahlreiche Fragen auf. Ein besonders sensibles Feld ist der Datenschutz. Je länger personenbezogene Daten gespeichert werden, desto höher das Risiko, dass sie missbraucht oder verloren gehen. Gleichzeitig besteht ein berechtigtes Interesse der Betroffenen, auch Jahrzehnte später auf ihre Unterlagen zugreifen zu können. Zwischen diesen beiden Anforderungen eine rechtssichere und praktikable Lösung zu finden, ist eine der größten Herausforderungen. Es reicht nicht, Daten einfach irgendwo in einem Archivordner oder auf einer Festplatte abzulegen. Vielmehr braucht es belastbare Konzepte, klare Zugriffsregelungen und technische Schutzmechanismen.
Hinzu kommt die Frage der technischen Machbarkeit. Digitale Systeme entwickeln sich schnell, und Formate, die heute Standard sind, können in 20 Jahren unlesbar sein. Wer Akten für 100 Jahre sicher verwahren will, muss daher Strategien zur dauerhaften Lesbarkeit entwickeln. Das bedeutet regelmäßige Systemmigration, verschlüsselte Speicherung und eine genaue Dokumentation der verwendeten Formate. Wer glaubt, ein bisschen zusätzlicher Speicherplatz reiche aus, wird schnell eines Besseren belehrt.
Auch organisatorisch bleibt einiges zu klären. Wer trägt die Verantwortung für die Einhaltung der Fristen? Wer entscheidet, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind? Und wie lassen sich diese Prozesse in den ohnehin schon dichten Alltag der Einrichtungen integrieren? Hier braucht es klare Handlungsanweisungen, eine rechtliche Absicherung und Fortbildungen für die Mitarbeitenden. Klar ist, dass viele Träger bislang keinerlei Erfahrung mit solchen Zeiträumen haben und sich erst noch die nötigen Strukturen erarbeiten müssen.
Die Dimension dieser Änderung darf nicht unterschätzt werden. Hundert Jahre sind nicht nur eine symbolische Zahl, sondern ein Zeitraum, der weit über bisherige Planungen hinausgeht. Damit wird die Archivierung in der Jugendhilfe zu einer Daueraufgabe, die ähnlich ernst genommen werden muss wie Fragen der Finanzierung, des Personals oder der Fachstandards.
Wer jetzt denkt, dass noch genug Zeit bleibt, liegt falsch. Die gesetzlichen Änderungen sind beschlossen und die Übergangszeit läuft bereits. Spätestens ab Sommer 2025 müssen die Prozesse stehen. Einrichtungen sind also gut beraten, sich sofort mit dem Thema zu befassen, Zuständigkeiten festzulegen und gemeinsam mit IT-Dienstleistern, Datenschutzbeauftragten und Fachkräften realistische Lösungen zu entwickeln. Einfach weitermachen wie bisher ist keine Option.
Um Einrichtungen bei diesem Prozess zu unterstützen, bieten wir ein kostenfreies Spezial-Webinar an, das Sie ab sofort kostenlos zu jeder vollen Stunde anschauen können. Neben dem Webinar steht Ihnen auch der komplette Foliensatz mit über 100 Folien kostenlos zur Verfügung. So haben Sie alle Inhalte jederzeit griffbereit und können sie in Ihrer Einrichtung nutzen, um Prozesse und Zuständigkeiten zu klären.
Hier geht es direkt zum kostenlosen Webinar:
https://www.ijos.net/fortbildungen/webinare/webinar/1242-ab-juli-2025-100-jahre-aktenaufbewahrung-in-der-jugendhilfe.html
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