Rechtssichere E-Mail-Archivierung. Pflicht zur Archivierung auch für Sozialunternehmen. Diese sind gesetzlich ab dem 01.01.2017 verpflichtet die Vorgaben der GoBD zu erfüllen.
Es geht um die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Gemäß eines BMF-Schreiben vom 14.11.2014 fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit. Der folgende Auszug sollte Sie nachdenklich stimmen und zur Vorsicht mahnen: „Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“ Das vollständige BMF-Schreiben kann hier als PDF-Datei heruntergeladen werden.
Selbstverständlich handelt es sich bei den zusätzlich auftretenden Kosten um eine entgeltrelevante Position, die in jedem Fall auch in Entgeltverhandlungen gegenüber dem Öffentlichen Träger der Jugendhilfe eine Rolle spielen sollten.
Im nachfolgenden Video sehen Sie ein aufgezeichnetes Gespräch (ca. 29 Minuten), das ich mit dem IT-Experten Dirk Menkhaus zum Thema „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ geführt habe. Schauen Sie doch mal rein. Hier gibt es reichlich Informationen und Tipps.
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