Rechnungen in der Kinder- und Jugendhilfe richtig schreiben

Jugendämter monieren immer wieder Rechnungen von Einrichtungen und Diensten der Kinder- und Jugendhilfe, weil wichtige Angaben fehlen. Die Folge ist klar: Zahlungen werden zurückgehalten, bis alles passt. Für die Praxis bedeutet das unnötige Verzögerungen, Frust und im schlimmsten Fall Liquiditätsprobleme. Dabei sind die Anforderungen eigentlich gar nicht so kompliziert, man muss sie nur konsequent umsetzen.

Eine der häufigsten Ursachen für Ärger ist das Fehlen des Hinweises auf die Steuerbefreiung. Viele Leistungen in der Jugendhilfe sind nach § 4 Nr. 25 UStG von der Umsatzsteuer befreit, zum Beispiel Hilfen zur Erziehung oder Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII. Wenn dieser Hinweis nicht ausdrücklich auf der Rechnung steht, blockieren Jugendämter die Zahlung, auch wenn sie genau wissen, dass die Leistung steuerfrei ist. Ein einfacher Satz wie „Die Leistung ist steuerfrei gemäß § 4 Nr. 25 UStG“ macht hier den entscheidenden Unterschied. Wer diesen Zusatz vergisst, muss mit Rückfragen und Verzögerungen rechnen.

Ebenso wichtig ist die Angabe einer Steuernummer oder einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dass eine Einrichtung steuerbefreit ist, entbindet nicht von der Pflicht, diese Angaben zu machen. Fehlt die Nummer, wird die Rechnung rechtlich angreifbar und oft gar nicht erst angewiesen. Gerade kleinere Träger oder selbstständige Fachkräfte unterschätzen diesen Punkt, dabei ist er leicht zu erfüllen.

Neben diesen steuerlichen Angaben gibt es weitere Pflichtbestandteile, die jede Rechnung enthalten muss. Dazu gehören die vollständige Bezeichnung und Anschrift der Einrichtung, die Anschrift des Rechnungsempfängers, eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum sowie das Datum der erbrachten Leistung. Außerdem muss die Art und Anzahl der erbrachten Leistungen genau beschrieben werden. Allgemeine Begriffe wie „pädagogische Leistung“ oder „Begleitung“ reichen nicht aus. Besser sind präzise Angaben wie „Begleitung im Hilfeplangespräch am [Datum], 2 Stunden“ oder „Familienunterstützende Maßnahme, 4 Einheiten à 90 Minuten im Zeitraum [Datum]“. Das klingt vielleicht bürokratisch, ist aber für die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit entscheidend.

Ein oft übersehener Punkt ist der Datenschutz. Auf Rechnungen dürfen keine (!) Klarnamen von betreuten Kindern, Jugendlichen oder Familien auftauchen. Stattdessen sollten Fallnummern oder interne Kennungen verwendet werden. Das schützt nicht nur die Betroffenen, sondern bewahrt auch die Einrichtung vor Datenschutzproblemen. Jugendämter sind hier besonders sensibel, zugleich kommt es aber immer wieder vor, dass sie genau das Gegenteil fordern und Klarnamen auf Rechnungen verlangen. Das ist u.E. schlichtweg rechtswidrig. Wir haben in mehreren Bundesländern die zuständigen Aufsichtsbehörden eingeschaltet und alle haben uns bestätigt, dass diese Praxis unzulässig ist. Wer also auf eine solche Forderung stößt, sollte sich nicht verunsichern lassen und kann sich auf die geltenden Datenschutzbestimmungen berufen. Weitere Infos zum Datenschutz finden Sie hier: https://datenschutzberatung-ijos.de/

Ein weiteres Thema, das zunehmend für Verunsicherung sorgt, ist die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen. Immer mehr Leistungserbringer wenden sich an uns, weil ihre eingesetzten Softwareprodukte keine E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format erzeugen können. Dabei ist die Verpflichtung eindeutig: Öffentliche Auftraggeber dürfen nur noch elektronische Rechnungen entgegennehmen, die bestimmten Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Für Leistungserbringer bedeutet das, dass Rechnungen im klassischen PDF- oder Papierformat nicht mehr rechtskonform sind und von den Jugendämtern künftig zurückgewiesen werden können. Hier besteht akuter Handlungsbedarf, denn viele Fachsoftwares in der Jugendhilfe haben diese Funktion bislang nicht integriert. Einrichtungen müssen sich daher entweder auf Updates ihrer Anbieter verlassen oder Übergangslösungen entwickeln, etwa mit externen Tools zur E-Rechnungserstellung. Fakt ist: Faktura-Programme, die dauerhaft keine E-Rechnungen erstellen können, sollten schnellstmöglich durch einen Anbieter ersetzt werden, der diese Anforderung erfüllt.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Rechnungssoftware (auch päd. Fallverwaltungssysteme) bestimmte Anforderungen nicht automatisch abbildet. Dann landen Rechnungen ohne Steuerbefreiungshinweis oder ohne ausreichende Leistungsbeschreibung beim Jugendamt. Hier gilt: lieber sofort handeln, statt das Problem weiterlaufen zu lassen. Eine kurzfristige Lösung kann sein, den Hinweis zur Steuerbefreiung handschriftlich zu ergänzen. Auf Dauer führt aber kein Weg daran vorbei, die Software anpassen zu lassen oder zumindest interne Checklisten einzuführen, die verhindern, dass wesentliche Angaben vergessen werden.

Ein pragmatischer Ansatz ist die Einführung einer kleinen internen Routine. Bevor eine Rechnung rausgeht, prüft jemand anhand einer Checkliste, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Ist die Rechnungsnummer eindeutig? Sind die Leistungen präzise beschrieben? Steht der Steuerbefreiungshinweis drauf? Ist die Steuernummer angegeben? Diese einfache Kontrolle spart viel Zeit, weil Rechnungen gar nicht erst zurückkommen.

Natürlich kann man sich fragen, ob all diese Formalien wirklich nötig sind. Schließlich wissen die Jugendämter oft genau, welche Leistungen erbracht wurden. Wer aber rechtssicher abrechnen will, muss die Vorgaben erfüllen. Rechnungen sind keine nette Ergänzung, sondern ein offizielles Dokument. Ein fehlender Hinweis kann am Ende den gesamten Prozess blockieren.

Der Vorteil einer klaren Struktur liegt auf der Hand. Rechnungen werden schneller bezahlt, Rückfragen entfallen und die Einrichtung spart sich jede Menge Ärger. Am Ende profitieren alle, die Einrichtungen, die Zahlstellen und nicht zuletzt die Kinder und Jugendlichen, weil Ressourcen dort landen, wo sie hingehören, statt im Papierkrieg zu versickern.

Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung dieser Anforderungen benötigen, können Sie uns als IJOS GmbH jederzeit ansprechen. Wir helfen dabei, Rechnungsprozesse und Ihren Datenschutz so zu gestalten, dass sie rechtssicher und zugleich praxistauglich sind.

Unsere ausführliche Handreichung zur Fakturierung in der Kinder- und Jugendhilfe können Sie hier kostenfrei herunterladen: Download PDF Fakturierung