Ein Löschkonzept beschreibt die systematische Vorgehensweise zur datenschutzkonformen Löschung personenbezogener Daten innerhalb einer Organisation. Es ist erforderlich, um die Vorgaben aus Artikel 5 Absatz 1 lit. e DSGVO („Speicherbegrenzung“) und Artikel 17 DSGVO („Recht auf Löschung“) in der Praxis umzusetzen. Für Leistungserbringer in der Sozialwirtschaft bedeutet das: Es muss nachvollziehbar geregelt sein, wann welche Daten gelöscht oder archiviert werden – sowohl bei aktiven Klient*innen- und Personaldaten als auch in Altbeständen.
Daten dürfen grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gleichzeitig gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach dem SGB, dem Steuerrecht oder landesrechtlichen Vorschriften zur Jugendhilfe- oder Eingliederungshilfe-Dokumentation. Diese verschiedenen Anforderungen müssen in einem Löschkonzept berücksichtigt und in einheitliche, umsetzbare Regelungen überführt werden.
Ein vollständiges Löschkonzept enthält typischerweise eine strukturierte Übersicht über Datenarten und -systeme, konkrete Lösch- und Aufbewahrungsfristen, organisatorische Abläufe zur Löschung sowie Regelungen zur Dokumentation und Kontrolle. Relevanz hat dabei nicht nur die technische Löschung aus IT-Systemen, sondern auch der sichere Umgang mit Papierakten, Back-ups oder externen Speichermedien.
In der IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) können Löschfristen direkt den jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten zugeordnet und zentral verwaltet werden. Auf dieser Basis lässt sich jederzeit ein vollständiges, einrichtungsbezogenes Löschkonzept per Knopfdruck ausgeben. Diese Dokumentation erfüllt die Anforderungen der Rechenschaftspflicht und kann im Rahmen interner Prüfungen oder gegenüber Aufsichtsbehörden eingesetzt werden.
Die IJOS GmbH unterstützt Leistungserbringer der Sozialwirtschaft bei der Entwicklung eines praxisgerechten Löschkonzepts, das die datenschutzrechtlichen, fachlichen und organisatorischen Anforderungen der jeweiligen Einrichtung systematisch zusammenführt.
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